隨着企業對效率與透明度要求提升，採購管理的數字化轉型已然成為必然趨勢。SAMEX 電子招採系統專為現代企業設計，旨在通過提供智能化、標準化的一站式解決方案，革新傳統採購模式。該系統涵蓋完整採購流程，由招標書起草、審批、投標、開標、採購至付款審批。包含採購申請、供應商評估及合約管理等核心功能，顯著簡化繁瑣的手動操作。通過其內置的工作流引擎，電子招採系統可實現跨部門自動化協作，確保每個步驟清晰可追溯。消除傳統採購流程的繁瑣低效，以自動化、標準化及智能化實現全面升級。此系統不僅是管理工具，更是企業邁向數字化智能化轉型的關鍵推動力。
高效運作
無需依賴人工紀錄和紙質文件；所有採購活動都可以在系統內完成
完全透明
所有採購活動紀錄皆可追溯，從而減低欺詐及合規風險
成本優化
快速篩選優質供應商，減少不必要開支，提高預算利用率
決策支持
通過數據分析和報表統計，協助管理層掌握採購狀況並優化策略
統一採購管理
在電子招採系統中，各部門或子公司可獨立提交採購申請，系統將按預定義的規則及流程進行審批與執行。所有採購活動的集中管理及執行，能夠優化採購流程，確保採購信息的透明度和可追溯性。
電子投標 e-Tendering
電子招採系統提供整套完整電子招標功能，由招標公告發佈至投標評審及合約簽署。系統提供穩健支援，並允許按需要自行定製招標要求，以滿足不同行業的特定採購條件。通過公開招標，吸引多家供應商競爭，優化採購價格及質量，更好地滿足採購需要。
完全數字化
電子招採系統通過預定義的採購流程及規則，能夠自動化執行採購流程的各個階段。通過數字化採購管理，系統收集並分析大量採購數據，生成分析報告，助企業制訂更合理的採購計劃及預算。
推動招標採購管理走向更高的智能化、透明度和效率！
采購流程的全面覆蓋
係統功能概述
e-Procurement 電子招採系統整合了採購申請、採購訂單管理、採購收貨、供應商管理及招投標等核心功能，構建了一個高效、透明、全面的採購生態圈，為企業提供完整的採購管理支持。
采購申請
通過數字化手段簡化採購申請提交及審批流程，確保每項採購均有清晰紀錄及可追溯性。
新採購申請可通過電子採購系統創建，當中須填寫所需項目、數量、預算及交付要求等基本資料。
每項採購申請將按照預定義的工作流自動流向相關審批人，實現自動化審批流程。
審批人可隨時查閱採購申請的審批狀況，並根據實際情況批核或拒絕申請。
采購訂單
生成採購訂單並與供應商、財務部、倉庫及其他部門無縫協作，確保採購流程的透明度、準確性及效率。
一旦採購申請獲批後，系統將自動生成採購訂單，匹配申請中的項目、數量及供應商信息，減少人手輸入數據的錯誤。
用戶可根據需要自由調整訂單條款，例如交付日期、付款方式、運輸方式及交付地址等，確保訂單符合實際要求。
供應商確認訂單後，系統即時追蹤訂單狀態及交貨進度。公司管理層可隨時監察訂單進展，避免錯誤及延誤。
采購收貨
高效準確的管理物料的接收，減少錯誤和遺漏，提高庫存管理效率。
採購入庫功能與採購訂單緊密銜接，確保每個收到的物料均對應相關採購訂單。
不管物料何時抵達，工作人員都可使用移動設備或電腦實時登記收貨信息，確保數據的及時性與準確性。
如果收到的物料出現品質問題，系統允許創建退貨、換貨或維修申請，確保物料質量與供應商責任。
付款授權
通過系統化的審批以及授權機制，確保每筆付款均經過合規審查，防止不合規或不必要付款。
基於角色和權限設定，確保只有授權人員才能批准或拒絕付款申請，從而保障審批流程的嚴謹性及效率。
付款授權功能與採購訂單及發票管理系統緊密銜接，可以根據採購訂單、發票以及收到的物料自動生成付款申請。
系統能自動生成多類付款報告，幫助財務部門及時了解付款狀態、進行財務分析，確保公司財務的準確性及合規性。
詢價請求
企業可以輕鬆地向多個供應商發送報價請求，並在同一平台上整合所有供應商的報價，幫助採購團隊做出最佳選擇。
支持同時向多個供應商發出報價請求，確保採購人員可以比對不同供應商的報價，作出最符合成本效益的選擇。
允許詳細列出採購項目的具體技術要求、規格及其他參數，確保供應商能夠基於公司需求提供準確的報價。
系統可以根據公司的過往採購紀錄、供應商評估和績效，自動為報價請求推薦合適供應商。
供應商管理
便捷的對供應商進行分類、評估、監控和溝通，實現更高效的供應鏈管理。
為每個供應商創建詳細檔案，所有供應商資料均可查閱和更新，確保準確性及完整性。
基於歷史訂單、準時交付率、產品質量和其他指標，系統可以自動生成供應商績效報告。
通過審查和評估，採購人員可以從名單中選取最合適的供應商進行採購。
標書模板
企業可以快速創建、管理及發佈標書模板，用於簡化及規範招標流程。
系統提供多種預設標書模板，涵蓋了不同類別的採購需求，例如設備採購、原材料採購和服務採購。
允許用戶自定義標書模板，包括招標內容、招標條件、評標標准以及報價要求，確保招標文件符合特定採購需求。
使用系統預設或自定義標書模板，用戶可以一鍵發佈招標通知。
電子招標
數字化招標流程減少了傳統人手操作的繁瑣步驟，加快招標各階段進度，縮短整體採購週期。
用戶可以通過系統發佈詳細的招標公告，包括項目名稱、招標內容、技術規範、供應商資格要求、截標日期等。
所有投標信息在系統內實時更新，用戶可與供應商溝通，解答疑問並澄清問題。
評標完成後，系統會自動向中標供應商發出通知，告知其已獲得合約並進入合約簽署階段。
評標
幫助企業在招標過程中對投標進行科學分析和比較，確保選取最具競爭力且最符合採購需求的供應商。
允許用戶根據特定採購需求定義評估標準，包括但不限於價格、質量、交貨時間、供應商資格、售後服務以及其他因素。
支持圖表形式的可視化數據顯示，幫助評估人員輕鬆了解投標情況，並提供數據支持以提高決策準確性。
分析歷史招標和評估數據，協助企業了解長期採購趨勢以及供應商表現，以便在未來採購中能作出更精確的選擇。
系統示例圖：
模塊化設計
系統架構採用模塊化設計，允許用戶根據業務需求靈活選取所需模塊，例如採購入庫模塊、供應商管理模塊以及付款授權模塊。系統支持多種語言，並可與其他企業管理系統（如EAM及FAM）整合集成，形成整全數碼管理生態圈。
工作流引擎
工作流引擎支持將複雜採購流程拆解為模塊化步驟，例如提交申請、審批、報價以及合同簽署。每個模塊可獨立配置，以配合不同的業務需求。管理員可以通過直觀的拖拽式界面設計來調整工作流，無需編程知識，即可定義工作流程的每一個步驟。
快速部署
該系統的雲端架構無需額外的硬件投資，實現快速設置並可以立即使用，以支持企業快速投入生產應用。數據儲存於安全的雲端伺服器，隨時隨地可存取。
系統也同時支援本地部署，以滿足企業對數據安全及系統獨立性的需求。
靈活適應各種行業和業務規模
無論是企業的日常辦公用品採購，還是大型設備的複雜招標，本系統均可以提供高效透明的解決方案。適用於製造業、建築業、零售業、物業管理等行業。該系統幫助企業簡化採購流程、降低成本並且優化供應鏈，滿足從日常供應補充到大規模項目採購的全面管理需求。
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