在企業運營過程中，行政資產管理往往被視為“後臺工作”而被忽視，直到出現資產流失、重複採購、盤點無據可查等問題，才凸顯其重要性。行政資產管理覆蓋辦公設備、家具、耗材、房產等各類資產，其管理水平直接影響企業的運營成本與效率。從混亂無序到規範清晰，行政資產管理的升級之路，正是企業實現精細化運營的必經之路。
行政資產管理：被忽視的“運營痛點”
粗放管理下的常見亂象
多數企業在發展初期，行政資產管理往往處於“粗放式”狀態。採購環節缺乏規劃，各部門按需申請後直接採購，導致同類資產大量閒置，英國國家審計署（NAO）在2024年發佈的報告《政府通用商品和服務採購效率》（Efficiency in Government Procurement of Common Goods and Services，PDF）中，已將“缺乏協調的分散採購”列為資產管控低效的首要誘因。其研究明確指出：當各部門或業務單元脫離集中統籌獨立開展採購時，不僅會因採購規模分散喪失價格談判優勢，更會直接造成同類資產的重複儲備與閒置浪費；該報告在分析英國公共部門採購案例時進一步強調，“建立集中化採購協調機制”是提升資產使用效率的核心舉措，足見國際權威視角下，行政資產重複採購是亟待解決的結構性管理問題。
這種由分散採購引發的管理問題，在跨區域運營的企業中表現尤為明顯，在華外企的行政資產重複採購率便常處於高位；資產登記僅靠紙質台賬或分散表格，信息更新滯後，員工跨國調動或離職時資產交接斷層，問題追溯無據可依；盤點工作依賴人工核對，某汽車零部件外企曾因蘇州工廠與香港總部資產數據不同步，出現年資產流失率達5%的問題，部分低值耗材更是“採購即閒置”。這種混亂不僅造成直接資產浪費，還讓行政團隊陷入“跨地域救火”的被動局面，無法發揮管理價值。
亂象背後的隱性成本
行政資產管理陷入混亂的核心原因，在於缺乏系統的管理體系與工具支撐。一方面，企業對行政資產管理的重視程度不足，將其等同於簡單的“資產保管”，未意識到其在成本控制、合規風險防範中的作用，導致管理職責不清、流程缺失；另一方面，傳統人工管理方式難以適配跨國企業多地域資產分佈的需求，多項全球企業運營報告中針對跨國運營的專項調研顯示，採用分散式人工管理行政資產的企業，資產數據準確率平均不足70%，管理人員需額外投入40%的工作時間用於跨區域數據核對與校準，既增加人力成本又導致戰略決策滯後。隨著企業全球化佈局加深，行政資產管理的混亂問題會逐漸放大，成為制約跨國運營效率的“隱形成本”。
混亂根源：意識缺失與工具滯後的雙重制約
實現行政資產管理從混亂到清晰的轉變，需構建“意識+流程+工具”的三維管理體系，讓每一項資產都“有跡可循、有責可追”。
破局之道：構建“意識+流程+工具”三維管理體系
意識先行：樹立全員資產管理理念
首先要樹立科學的行政資產管理意識，明確行政部門為核心管理主體，各區域業務部門為資產使用責任主體，將資產管理成效與部門績效掛鉤，從根源上提升全員重視程度。例如，微軟亞太區通過多語言內部培訓強調“資產全生命週期價值”，讓不同國家和地區的員工認識到“做好行政資產管理、高效管控辦公設備，等同于直接創造利潤”，實施後其亞太區辦公設備閒置率從15%降至6%，充分體現了全員行政資產管理理念升級的價值。
流程閉環：規範資產全生命週期管理
規範流程是做好行政資產管理的核心支撐，更是實現其從混亂到清晰的關鍵環節。企業需圍繞行政資產管理梳理資產全生命週期流程，從採購、登記、使用、維護到處置形成閉環管理。採購環節實行“統一申請、集中審批”制度，行政部門結合資產庫存與使用需求制定採購計劃，避免重複採購；登記環節建立“一物一碼”制度，為每項資產賦予唯一標識，詳細記錄資產名稱、規格、採購時間、價值、使用人等信息，實現行政資產管理的信息可視化；使用環節明確資產維護責任，定期提醒員工進行設備保養，延長資產使用壽命；處置環節制定規範流程，對報廢、閒置資產進行評估後統一處理，確保行政資產管理的殘值最大化。
工具賦能：數字化提升管理效率
數字化工具為高效開展行政資產管理提供了堅實保障。傳統分散式管理模式已無法滿足跨國企業的管理需求，引入專業的行政資產管理系統成為優化升級的必然選擇。其中，SAMEX EAM作為在亞太區積累了眾多成功案例的成熟方案，能精准破解跨地域行政資產管控的核心痛點。
SAMEX EAM支持多語言、多時區的資產數據集中管理。資產從採購入庫環節開始，系統便為其建立專屬電子檔案，完整記錄採購成本、供應商信息、使用人等全維度數據，實現全球範圍內行政資產管理信息的實時同步。在日常運營中，員工通過移動端即可完成資產領用、報修等操作，總部管理員則能通過後臺實時監控各區域的管理動態——這一高效模式與ManageEngine 2025年調研數據形成有力呼應：“數字化管理可將跨國資產調撥審批時間從72小時縮短至30分鐘”。
針對跨區域盤點這一行業難題，SAMEX EAM的掃碼功能支持同步開展多地點盤點工作。某電子製造外企引入該系統後，將亞太區12家工廠的行政資產盤點時間從21天壓縮至4天，盤點錯誤率也從8%降至0.2%。此外，系統的合規報表模塊可快速生成符合不同地區監管要求的資產報告，微軟亞太區的實踐便印證了其價值：引入SAMEX EAM後，不僅每年節約採購成本超120萬美元，更將合規審計準備時間從2周縮短至1天，充分證明了該系統在跨國行政資產管理中的不可替代的賦能作用。
管理升級：行政資產管理清晰化的核心價值
行政資產管理的清晰化，能為跨國企業帶來多重核心價值。規範的行政資產管理讓行政部門從繁瑣事務中解放，聚焦跨區域服務優化；準確的行政資產數據為全球採購預算制定提供支撐，助力精細化運營；明確的行政資產管理責任劃分則大幅降低資產風險，某醫藥外企通過行政資產管理升級，將亞太區資產流失率從5%降至0.5%。同時，高效的行政資產管理還能降低運維成本，普華永道2025年數據顯示，實現數字化行政資產管理的跨國企業，其行政資產管理效能顯著提升，年均維修費用可降低35%，備件庫存減少40%。例如，星巴克海外市場通過統一的行政資產管理體系，實現全球超3萬家門店的設備統一管控，總部可實時調配不同區域的閒置咖啡機、收銀設備，僅2024年就通過行政資產優化節約成本超800萬美元，這與德勤“行政資產管理數字化是跨國企業降本增效核心路徑”的結論高度一致。
讓行政資產管理成為企業發展的“助推器”
隨著企業精細化運營理念的深入，行政資產管理已不再是“後臺輔助工作”，而是企業降本增效的重要抓手。從混亂到清晰的轉變，不是一蹴而就的過程，需要企業樹立正確的行政資產管理意識、完善行政資產管理流程、借助數字化工具優化行政資產管理，讓每一項資產都得到高效管理。當行政資產管理實現規範有序，企業就能在激烈的市場競爭中，憑藉更低的運營成本、更高的管理效率佔據優勢，為長遠發展奠定堅實基礎。未來，行政資產管理將朝著智能化、一體化方向發展，成為企業數字化轉型中不可或缺的重要組成部分。
